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软件的采购与建账

日期:2015-06-19 信息来源:

五、软件的采购与建账

(一)购买单价或总价1000元(含)~20万元的软件

1、采购审批:单价在1000元(含)~20万元的软件由使用单位审批、采购;

2、签订合同:

(1购买单价或总价在1万元(含)以上的含软件必须签订合同方可报销。合同至少3份,须由买卖双方签字并加盖单位公章(您可以到您所在院系办理)。

(2)购买单价或总价在5万元(含)~20万元的软件必须签订合同方可报销。合同一式四份,由买卖双方签字、加盖单位公章后,交由我处送医学部法律事务小组审核、加盖“北京大学医学部设备与实验室管理处合同专用章”,合同生效。合同审核请您联系我处设备管理办公室:李慧敏,联系电话:82801347

3、建账与报销

购买单价大于1000元(含)以上的软件须建立医学部固定资产账。建账时用户登录“北京大学实验室与设备管理信息系统(医学部)”自行建账,经院系级、校级两级资产管理员审核后,打印出“报销凭证”,持合同原件(单价或总价采购金额大于1万元)和发票,自行去医学部计财处办理报销手续。

“北京大学实验室与设备管理信息系统(医学部)”可通过“医学部首页——校内信息——设备资产管理系统”或“医学部首页——设备与实验室管理处——设备资产管理系统”登陆。建账请您联系我处综合办公室:朱翠平,姚婧婧,联系电话:82801345,82802311

 

  (二)购买单价或总价在20万元(含)以上软件

1、购置审批:如果您购买单价或总价在20万元(含)以上的软件,需填写《北京大学医学部仪器设备采购审批表》,经主管院长审批同意后报送至我处,我处会替您全程办理,如遇问题再及时与您沟通。

2、招标采购:如果您从国内购买单价或总价在20万元(含)以上的软件原则上须招标采购(采用进口免税方式购买设备含软件的招标起点为40万元),详见“仪器设备招标采购”指南,我处会替您全程办理。招标采购请您联系我处设备管理办公室:凌思凯、许嘉珉,联系电话:82801359、82801360。

如果您能提供符合规范的设备技术指标,招标全过程大约30天左右。

3、签订合同:购买单价或总价在20万元(含)以上的软件须签订合同方可报销。合同一式四份,由设备与实验室管理处负责签订和执行。合同签订联系我处设备管理办公室:李慧敏,联系电话:82801347

4、建账与报销:签订合同后,设备与实验室管理处根据合同要求,持中标单位出据的预付款发票、合同及用户提交的《仪器设备采购审批表》到计财处办理付款手续;待设备到货、安装验收合格后,由用户填写《北京大学医学部仪器设备验收报告》并签字、盖章,同时登录“北京大学实验室与设备管理信息系统(医学部)”自行建账,经院系级、校级两级资产管理员审核后,打印“报销凭证”,将打印出的“报销凭证”送到设实处,由设实处到计财处办理最终付款报销手续。合同执行完成。

如果采购设备单价大于等于20万元,在办理固定资产上账手续时,还需上传仪器图片、发票图片、验收报告图片,如不提供图片,系统将无法完成校级审核。

 “北京大学实验室与设备管理信息系统(医学部)”可通过“医学部首页——校内信息——设备资产管理系统”或“医学部首页——设备与实验室管理处——设备资产管理系统”登陆。建账请您联系我处综合办公室:朱翠平,姚婧婧,联系电话:82801345,82802311

(三)如果您购买的是防病毒软件,则属于“通用设备”范畴,须纳入政府采购和协议供货,请您参看“通用设备购置须知”。

如有疑问,请您咨询我处设备管理办公室:许嘉珉,李慧敏,电话:82801360,82801347